AIで議事録を作る方法 — メモや録音から"使える議事録"に仕上げる手順と、そのまま使える指示文

会議のたびに議事録を作るのは、意外と時間がかかる作業です。メモを見返して、話の流れを思い出して、決まったことを整理して……。1時間の会議の議事録に、30分以上かかってしまうことも珍しくありません。

AIを使えば、この作業を大幅に短縮できます。この記事では、AIで「読む人が困らない議事録」を作る手順と、そのまま使える指示文を紹介します。

AI議事録の基本の流れ

材料を用意する：会議中のメモ、または録音の文字起こし
AIに整理してもらう：決定事項・宿題・未決事項などに分けてもらう
人が確認・修正する：内容の間違いや、伝わりにくい部分を直す
共有する

AIが得意なのは2の「整理」です。1の材料の質と、3の確認は、人が担うのがポイントです。

材料の用意のしかた

方法1：会議中のメモから

完璧なメモでなくても大丈夫です。キーワードや箇条書きの走り書きでも、AIは整理してくれます。

・新商品の発売日→12月？1月？　田中さん：12月は在庫が厳しい
・価格　2980円で一旦OK
・広告　SNS中心　佐藤さんが案まとめる（来週金曜まで）
・ターゲット　20代女性→30代も入れるか要検討

方法2：録音の文字起こしから

オンライン会議ツールの文字起こし機能や、録音を文字にするアプリを使うと、話した内容をそのまま文字にできます。

注意：録音する場合は、必ず参加者全員に事前に伝えて、了承を得ましょう。

そのまま使える指示文

基本の議事録

以下の会議メモをもとに、議事録を作成してください。

【形式】
1. 会議の目的（1行）
2. 決定事項（箇条書き）
3. 宿題（担当者と期限つきの表）
4. 未決事項・次回の検討事項
5. 次回の予定

【注意】
・メモに書かれていないことは推測で足さないでください
・担当者や期限がはっきりしない項目は「（要確認）」と書いてください

【会議メモ】
（ここにメモを貼る）

ポイント：「推測で足さない」「わからないところは要確認と書く」と伝えることで、AIがそれっぽい内容をでっちあげるのを防げます。

上司向けの要約

以下の議事録を、会議に出ていない上司向けに、
3行で要約してください。結論から先に書いてください。
（議事録）

宿題リストだけ抜き出す

以下の議事録から、宿題（やるべきこと）だけを抜き出して、
「担当者・内容・期限」の表にしてください。
（議事録）

長い会議の文字起こしを整理する

以下は1時間の会議の文字起こしです。
話題ごとに見出しを付けて整理し、
それぞれの話題で「決まったこと」と「残った課題」をまとめてください。
雑談や重複している発言は省いてください。
（文字起こし）

できあがりの例

先ほどのメモを基本の指示文で整理すると、たとえば次のような議事録になります。

■ 会議の目的
新商品の発売計画の検討

■ 決定事項
・価格は2,980円とする（暫定）
・広告はSNSを中心に展開する

■ 宿題
・佐藤：SNS広告の案をまとめる（期限：来週金曜）

■ 未決事項
・発売日（12月か1月か）：12月は在庫が厳しいとの意見あり
・ターゲットに30代を含めるか

「価格2,980円」が「暫定」になっている点に注目してください。メモの「一旦OK」というあいまいな表現を、確定と区別して整理しています。

人が必ず確認したい4つのポイント

AIが作った議事録は、そのまま共有せず、次の点を確認しましょう。

決定事項が正しいか：「検討する」が「決定」になっていないか
担当者と期限が正しいか：名前の聞き間違い、日付の間違いはないか
数字が正しいか：金額、数量、日付は特に注意
言ってはいけないことが入っていないか：雑談や、共有すべきでない内容が残っていないか

特に、AIはあいまいな発言を「決定」として整理してしまうことがあります。「〜で一旦OK」「〜かな」といった発言は、決定なのか検討中なのか、人が判断しましょう。

情報漏えいを防ぐために

会議の内容には、社外秘の情報や個人情報が含まれることがよくあります。

会社のルールを確認する

会社で認められているAIツールを使いましょう。個人契約の無料AIに社外秘の会議内容を入れるのは避けるべきです。会社が認めていないAIを仕事に使う「シャドーAI」の問題は、「企業の66%が生成AIを本格活用、でも7割が「シャドーAI」を把握できず」でも取り上げています。

伏せ字を使う

どうしても個人向けのツールを使う場合は、取引先名や個人名を「A社」「Bさん」のように置きかえてから入力しましょう。

録音データの扱い

録音や文字起こしのデータは、不要になったら削除するなど、保存のルールを決めておきましょう。

もっと便利に使うコツ

自分の会社の形式を覚えさせる

いつも同じ形式で議事録を作るなら、過去の議事録をお手本として渡すと、同じ形式でまとめてくれます。

以下は、当社の議事録のお手本です。
この形式に合わせて、新しい会議メモを整理してください。
（お手本）
（新しいメモ）

ClaudeのプロジェクトやChatGPTのカスタム指示を使えば、毎回お手本を貼らなくても済みます。

会議の前にもAIを使う

会議の議題をAIに渡して、「この会議で決めるべきことを整理して」と頼むと、会議そのものの進行もスムーズになります。

よくある質問

Q. 無料のAIでも議事録は作れる？

作れます。ただし、仕事の内容を入力する場合は、会社のルールを確認してください。

Q. どのAIがおすすめ？

ChatGPT、Claude、Geminiのどれでも作れます。長い文字起こしを扱うなら、長文の読み込みが得意なAIが便利です。

Q. 会議ツールのAI要約機能とどう違う？

オンライン会議ツールにも要約機能が増えています。会議ツールの要約は手軽、チャットAIは形式を細かく指定できる、という違いがあります。

まとめ

AIは議事録の「整理」が得意。材料と確認は人が担う
「推測で足さない」「わからないところは要確認」と伝えるのがコツ
決定事項・担当者・期限・数字は必ず人が確認
会社のルールを守り、機密情報や個人情報の扱いに注意

議事録づくりの時間が減れば、そのぶん会議で決まったことを実行する時間に使えます。次の会議から、ぜひ試してみてください。