ExcelやGoogleスプレッドシートの作業をAIで時短する方法 — 関数づくり・データ整理・グラフ化の頼み方

「この関数、どう書けばいいんだっけ？」「エラーが出たけど原因がわからない」「データがバラバラで集計できない」。ExcelやGoogleスプレッドシートの作業で、こんなふうに手が止まった経験はありませんか。

AIは、表計算の作業の頼れる相棒です。関数を作ってくれたり、エラーの原因を教えてくれたり、データの整理のしかたを考えてくれたりします。この記事では、表計算の作業をAIで時短する方法を、そのまま使える頼み方の例とともに紹介します。

AIが手伝ってくれること

1. 関数を作ってもらう

やりたいことを、ふつうの言葉で伝えるだけで、関数を作ってくれます。

頼み方のコツ

• どの列に何が入っているかを伝える
• 何を求めたいかを具体的に伝える
• ExcelかGoogleスプレッドシートかを伝える（細かい違いがあるため）

例：条件つきの合計

Excelで、A列に日付、B列に担当者名、C列に売上金額が入っています。
担当者が「田中」で、かつ10月の売上だけを合計する関数を教えてください。

例：別の表からデータを引っぱる

Googleスプレッドシートで、「商品一覧」シートのA列に商品コード、
B列に商品名があります。「注文」シートのA列の商品コードをもとに、
B列に商品名を表示する関数を教えてください。

例：文字を整える

Excelで、A列に「山田 太郎」のように姓と名がスペースで区切られて入っています。
B列に姓、C列に名を分けて表示する方法を教えてください。

2. エラーの原因を聞く

エラーが出たら、関数そのものとエラーの表示をそのまま伝えましょう。

Excelで、次の関数を入れたら「#N/A」と表示されました。
原因と直し方を教えてください。

=VLOOKUP(A2,商品一覧!A:B,2,FALSE)

A2には商品コード「P-001」が入っていて、
商品一覧シートにも「P-001」があるはずです。

AIは、「データの前後に余分なスペースが入っていないか」「数字と文字列の違いはないか」など、よくある原因を順番に教えてくれます。

3. データを整理する

バラバラな表記をそろえる

Excelで、A列に会社名が入っていますが、「株式会社ABC」「(株)ABC」
「ABC株式会社」のように表記がバラバラです。
集計しやすいように表記をそろえる方法を教えてください。

重複を見つける

Googleスプレッドシートで、A列に顧客のメールアドレスが1,000件入っています。
重複しているものを見つけて、色を付ける方法を教えてください。

作業の手順を考えてもらう

毎月、3つの支店から別々の形式で売上データが届きます。
これを1つの表にまとめて、支店別・月別に集計したいです。
どういう手順で作業すれば効率的か、教えてください。

4. 分析のアイデアをもらう

「データはあるけれど、何を見ればいいかわからない」ときにも、AIは役立ちます。

小さな雑貨店の1年分の売上データがあります。
列は「日付、商品カテゴリ、商品名、数量、金額、曜日」です。
売上を伸ばすヒントを見つけるために、どんな分析をすればいいか、
5つ提案してください。それぞれ、どんなグラフにすると見やすいかも教えてください。

AIは、「曜日別の売上」「カテゴリ別の売れ筋の変化」「よく一緒に買われる商品」など、分析の切り口を提案してくれます。

5. 関数の意味を教えてもらう

人から引き継いだファイルの、複雑な関数の意味がわからないときにも便利です。

次のExcelの関数が何をしているのか、
初心者にもわかるように、1つずつ分解して説明してください。

=IFERROR(INDEX(B:B,MATCH(1,(A:A=E2)*(C:C=F2),0)),"該当なし")

うまく頼むためのポイント

表の構成を伝える

AIは画面のファイルを直接見られない場合があります。「A列に何、B列に何」と表の構成を伝えると、正確な関数を作ってくれます。

サンプルを見せる

数行だけ、例のデータを貼り付けると、AIが状況をつかみやすくなります。

データの例：
日付        担当者  売上
2026/10/01  田中    12000
2026/10/02  佐藤    8500

結果を必ず確かめる

AIが作った関数は、少ないデータで試して、正しい結果が出るかを確かめてから全体に使いましょう。

気をつけたいこと

個人情報や機密データを入れない

顧客の名前や連絡先、社外秘の売上データなどを、そのままAIに貼り付けるのは避けましょう。説明には、架空のデータや、名前を伏せたデータを使います。

会社のルールを確認する

仕事のデータをAIで扱う場合は、会社で認められたツールを使いましょう。

バージョンの違いに注意

Excelのバージョンや、ExcelとGoogleスプレッドシートの違いで、使える関数が異なることがあります。うまく動かないときは、「Excel 2019を使っています」のように伝えて聞き直しましょう。

もう一歩進んだ使い方

表計算ソフトの中のAI機能

ExcelやGoogleスプレッドシートには、AIの機能が組み込まれているものもあります。使える機能はプランやバージョンによって異なるので、自分の環境で確認してみましょう。

マクロ・スクリプトを作ってもらう

くり返しの作業を自動化したい場合は、Excelのマクロ（VBA）や、Googleスプレッドシートのスクリプト（Apps Script）をAIに書いてもらうこともできます。ただし、大事なファイルで試す前に、必ずコピーで動作を確かめましょう。

よくある質問

Q. 無料のAIでも大丈夫？

関数づくりやエラーの相談なら、無料のAIでも十分に役立ちます。

Q. ファイルをそのままAIに渡せる？

ファイルを添付できるAIもありますが、仕事のファイルを扱う場合は、会社のルールと、ファイルに含まれる情報に注意しましょう。

Q. 関数を覚えなくてよくなる？

AIが手伝ってくれるので、全部を覚える必要はなくなります。ただ、AIの関数が正しいか確かめるためにも、よく使う関数の基本は知っておくと安心です。

まとめ

• 関数は「どの列に何があって、何を求めたいか」を伝えれば作ってもらえる
• エラーは、関数とエラー表示をそのまま伝えて原因を聞く
• データの整理や、分析の切り口もAIに相談できる
• 結果は少ないデータで試してから、全体に使う
• 個人情報や機密データは架空のデータに置きかえて相談

表計算の「わからない」で止まる時間が減れば、仕事のスピードは大きく変わります。まずは、今困っている関数を1つ、AIに聞いてみてください。